L'Institut de Recerca Biomèdica de Lleida precisa incorporar un/a:
Secretario/a de Dirección (sustitución)
013-26
- Estado
-
Cerrada
- Fecha de finalización
El Institut de Recerca Biomedica de Lleida precisa incorporar un/a:
Secretario/a de Dirección (sustitución)
Perfil profesional de la persona contratada
- Secretario/a de dirección
Requisitos (se excluirán aquellas candidaturas que no cumplan este punto). Estos requisitos deben cumplirse al inicio del contrato.
- Formación universitaria mínima de grado, o titulación equivalente, relacionada con el área que ocupa.
- Catalán y castellano equivalente nivel C2.
- Inglés equivalente nivel B2.
Tareas a desarrollar
El/la candidato/a seleccionado/a llevará a cabo las siguientes tareas de apoyo a dirección y administración:
- Programar la agenda del Director, Subdirector y Gerente, incluyendo la organización de reuniones y tramitación de correos electrónicos, para facilitar el desarrollo de sus funciones.
- Realizar la coordinación de reuniones internas (Patronato, comisiones delegadas y otros comités), reuniones de oficina y firmas de documentos, con el propósito de contribuir a la organización de estas reuniones, asegurando la asistencia de los participantes requeridos.
- Colaborar en la coordinación de la administración de las reuniones de Patronato, Comisión Delegada y Comités, manteniendo el registro de Actas y documentación y gestionando los trámites derivados (elevaciones a público de poderes, cambios de Estatutos, mantenimiento de las aceptaciones de cargo de los Patrones, etc.), con el objetivo de facilitar el registro y la gestión de los trámites en las reuniones correspondientes.
- Mantener actualizada la base de datos (Fundanet) de contratos, convenios, acuerdos y archivos en general, con el objetivo de contribuir en el cumplimiento de las condiciones y estándares establecidos.
- Realizar la actualización del catálogo de ente del Registro del Sector Público de la Generalidad de Cataluña, para facilitar el cumplimiento de la legislación vigente.
- Realizar la supervisión de las reservas y de los gastos de viaje, reembolsos y caterings, con el objetivo de contribuir a la organización de las reuniones, eventos o viajes realizados por la Dirección del IRBLleida.
- Colaborar en el archivo general de documentación, entrada y salida de documentos y tramitación de solicitudes, para facilitar los procesos de documentación para la oficina.
- Colaborar en aquellas tareas administrativas que le sean encargadas por su responsable, gerencia o dirección, con el propósito de contribuir a la consecución de los objetivos de su área o departamento del IRBLleida
- Participar en los Comités y Comisiones que el puesto requiera, con el propósito de asegurar el logro de los objetivos del IRBLleida, cumpliendo con la legislación vigente según la materia en la que participa.
Se valorará
Conocimientos
- Dominio de herramientas ofimáticas
- Otros cursos formativos relacionados en las tareas a desarrollar
- Nivel de inglés C1 o superior
- Conocimientos de atención protocolaria
Experiencia
- Experiencia previa en apoyo a dirección o secretaría de dirección en entornos institucionales o empresariales
- Experiencia en la gestión de viajes y organización logística para eventos o reuniones.
- Experiencia en la preparación, seguimiento y archivo de actas y documentación oficial
- Experiencia en gestión documental y archivo, tanto físico como digital (bases de datos, Fundanet, etc.)
Competencias
- Organización y planificación: capacidad para gestionar múltiples tareas y priorizar de manera eficiente.
- Trabajo en equipo: colaboración efectiva con diferentes departamentos.
- Atención al detalle: rigor en el registro de datos y documentación.
- Responsabilidad y confidencialidad: gestión correcta y segura de la información y documentación sensible.