L'Institut de Recerca Biomèdica de Lleida precisa incorporar un/a:
Secretari/a de Direcció (substitució)
013-26
- Estat
-
Tancada
- Data de finalització
L'Institut de Recerca Biomèdica de Lleida precisa incorporar un/a:
Secretari/a de Direcció (substitució)
Perfil professional de la persona contractada
- Secretari/a de direcció
Requisits (s'exclouran aquelles candidatures que no compleixin aquest punt). Aquests requisits s'han de complir a l'inici del contracte.
- Formació universitària mínima de grau, o titulació equivalent, relacionada amb l'àrea que ocupa.
- Català i castellà equivalent nivell C2.
- Anglès equivalent nivell B2.
Tasques a desenvolupar
El/la candidat/a seleccionat/da durà a terme les següents tasques de suport a direcció i administració:
- Programar l'agenda del Director, Subdirector i Gerent, incloent-hi l'organització de reunions i tramitació de correus electrònics, per a facilitar el desenvolupament de les seves funcions.
- Realitzar la coordinació de reunions internes (Patronat, comissions delegades i altres comitès), reunions d'oficina i signatures de documents, amb el propòsit de contribuir a l'organització d'aquestes reunions, assegurant l'assistència dels participants requerits.
- Col·laborar en la coordinació de l'administració de les reunions de Patronat, Comissió Delegada i Comitès, mantenint el registre d'Actes i documentació i gestionant els tràmits derivats (elevacions a públic de poders, canvis d'Estatuts, manteniment de les acceptacions de càrrec dels Patrons, etc.), amb l'objectiu de facilitar el registre i la gestió dels tràmits en les reunions corresponents.
- Mantenir actualitzada la base de dades (Fundanet) de contractes, convenis, acords i arxius en general, amb l'objectiu de contribuir en el compliment de les condicions i estàndards establerts.
- Realitzar l'actualització del catàleg d'ens del Registre del Sector Públic de la Generalitat de Catalunya, per a facilitar el compliment de la legislació vigent.
- Realitzar la supervisió de les reserves i de les despeses de viatge, reemborsaments i càterings, amb l'objectiu de contribuir a l'organització de les reunions, esdeveniments o viatges fets per la Direcció de l'IRBLleida.
- Col·laborar en l'arxiu general de documentació, entrada i sortida de documents i tramitació de sol·licituds, per a facilitar els processos de documentació per a l'oficina.
- Col·laborar en aquelles tasques administratives que li siguin encarregades pel seu responsable, gerència o direcció, amb el propòsit de contribuir a l'assoliment dels objectius de la seva àrea o departament del IRBLleida
- Participar en els Comitès i Comissions que el lloc requereixi, amb el propòsit d'assegurar l'assoliment dels objectius de l'IRBLleida, complint amb la legislació vigent segons la matèria en la qual participa.
Es valorarà
Coneixements
- Domini d'eines ofimàtiques
- Altres cursos formatius relacionats en les tasques a desenvolupar
- Nivell d'anglès C1 o superior
- Coneixements d'atenció protocol·lària
Experiència
- Experiència prèvia en suport a direcció o secretaria de direcció en entorns institucionals o empresarials.
- Experiència en la gestió de viatges i organització logística per a esdeveniments o reunions.
- Experiència en la preparació, seguiment i arxiu d'actes i documentació oficial
- Experiència en gestió documental i arxiu, tant físic com digital (bases de dades, Fundanet, etc.)
Competències
- Organització i planificació: capacitat per gestionar múltiples tasques i prioritzar de manera eficient.
- Treball en equip: col·laboració efectiva amb diferents departaments.
- Atenció al detall: rigor en el registre de dades i documentació.
- Responsabilitat i confidencialitat: gestió correcta i segura de la informació i documentació sensible.